Verslag workshop ‘Getting things done’ door Herman Kopinga

Chaotisch, ik? Ja dus. Enorm! En dat is jammer, lastig en een struikelblok. Vooral ’s nachts, als ik net in slaap denk te vallen, om me dan opeens een belafspraak met klant X te herinneren terwijl mijn wederhelft in uiterst ontspannen toestand naast me ligt. Met een slaapfrons pak ik mijn iPhone om mezelf een mailtje te sturen. ‘To do morgen: klant X bellen!’

Je begrijpt: dit kan zo niet langer. Nog een half jaar zo door en ik ga fouten maken. Ging het tot nu toe nog ‘goed’ – mijn twee bedrijven draaien als een tierelier en klanten jubelen nog steeds – met mijn gezondheid is het momenteel een stuk slechter gesteld. En dat komt allemaal door de chaos. En perfectionisme, gek genoeg.

Gelukkig ben ik er op tijd ‘bij’. En dus besteed ik werk uit aan mijn schrijvende en filmende vrienden bij Harlem Legacy, bezoek op doktersadvies een werkcoach en... ga naar de workshop ‘Getting Things Done’. Afgelopen woensdag 13 april, in Gonnet 26. Van Herman Kopinga. Herman is ‘Slimmer Werken Coach’ en adviseert mensen over de manier waarop zij hun werk slimmer en handiger kunnen doen. Herman, hier kom ik!

Dus daar zit ik. Nét niet te laat (zoals gewoonlijk) en helemaal vooraan. Ik wil niks missen. Achter mij worden de stoelen gevuld; in mijn verlangen naar structuur en orde blijk ik niet de enige. Herman zegt toevallig tegen mij dat hij het spannend vindt, om vervolgens in kleermakerszit op de tafel te gaan zitten. Hij is grappig. En rustig. En totaal niet chaotisch. Eigenlijk is hij bijna té relaxed. “Wat gaan we doen?” vraagt hij ons. De zaal mag roepen waar ze mee zitten. Welke antwoorden ze hopen te krijgen. Al snel trek ik mijn mond open en zucht: “Rust in alle chaos.” Anderen hebben meer praktische wensen, als: “Hoe organiseer ik mijn mail?” en “Welke tools gebruik je als geheugen?” 

En dan begint Herman te vertellen. Hij deelt ervaringen, levelt tussendoor met ons – “Zijn jullie er nog?” – en geeft vooral heel veel praktische tips. Sommige zijn echte eye openers en door ze alleen al te noteren, voel ik me rustiger worden. Ik overdrijf niet. Het kan zoveel simpeler allemaal. Nog diezelfde dag breng ik verandering in mijn leven. En is de hoeveelheid werk weer leuk, in plaats van ‘te veel’.

En nu waar het om gaat: wat heb ik geleerd en wil ik jou niet onthouden?

1. Werken met je hoofd heeft een groot nadeel: je neemt je hoofd altijd mee. Zorg er dan ook voor dat het leeg is (qua werk) als je naar huis gaat. Dat is nog niet zo makkelijk. Gemiddeld kunnen mensen zo’n zeven dingen onthouden. In de praktijk zijn er veel meer zaken die je niet wilt vergeten.
2. Stopte ik al die ‘to do’s’ voorheen allemaal in mijn hoofd of schreef ik ze op de achterkant van lege enveloppen, in mijn agenda of in mailtjes aan mezelf, nu weet ik dit: gebruik een extern geheugen, zoals het gratis programma EverNote. Dit onthoudt al je aantekeningen voorgoed, gebruik je op je computer en op je telefoon, synchroniseert de boel vanzelf en alles is terug te vinden via ‘tags’ die je aan je aantekeningen hangt. Bijzonder is dat EverNote ook handgeschreven letters herkent en je er ook foto’s in kunt bewaren.
3. Mail je graag naar jezelf? Dan is ‘Captio’ een fijne app voor je smartphone. Opent direct een leeg mailveld, sturen en weg is het. Je hoeft dus niet je mailprogramma te openen en je eigen adres in te toetsen. Scheelt tijd en prikkels waar je op dat moment niet op zit te wachten (zoals binnenkomende mailtjes).
4. Gebruik je mailprogramma als takenlijst. Dat doe je door de volgende mappen aan te maken:

Eerstvolgende actie

Later, misschien

Nieuwsbrieven

Sociale Sites

Regel: als je moet scrollen om overzicht te hebben in je emailmapjes, zijn het er te veel. Open je mail wanneer jij eraan toe bent om wat met je mail te doen. Kun je een mailtje meteen afwerken? Binnen 2 minuten? Doe dat dan. Moet het ergens vandaag nog gebeuren, gaat ‘ie naar ‘Eerstvolgende actie’. Mailtjes die interessant zijn maar geen haast hebben, zet je in ‘Later misschien’. Nieuwsbrieven en sociale sites laat je je Postvak In overslaan. Deze mapjes kun je openen als je niks anders te doen hebt. 

5. Over mail gesproken: zet waarschuwingssignalen, in beeld komende envelopjes en andere reminders uit. Zoals meldingen van Tweetdeck. Niet gebruiken. Onderbrekingen zijn funest voor je concentratievermogen. Zit je net in de flow, vraagt iemand wat je wil voor de lunch. Vervelend, want het kost een mens gemiddeld z’n 15 minuten om weer terug in die flow te komen!
6. Heb je echt een berg werk te verzetten? Vraag dan aan iemand of hij of zij een middagje je personal assistant wilt spelen. En geef hem of haar je telefoon. Andersom kun je dat dan weer een keer terug doen.
7. Maak het jezelf gemakkelijk door (net als vroegah!) sneltoetsen te gebruiken. Een overzicht  van de meest handige, en nog veel meer tips, vind je hier.
8. Stel behalve sneltoetsen ook veelvoorkomende stukjes tekst in achter een bepaalde toetscombinatie. Hiervoor gebruik je TextExpander. Op je Mac: Systeemvoorkeuren – Taal en tekst – Tekst. Op je Windowsmachine: TypePilot of Fingertips.
9. Zeg wat vaker “Nee”. Als je geen nee kunt zeggen, dan is je ja niet zo veel waard. Er komt altijd meer werk op je af dan je kunt uitvoeren. Jij bent zelf verantwoordelijk. Zeg zo vaak nee, dat je tijd overhoudt. Houd je hoofd altijd half leeg. Je zult merken: de dingen die je moet doen, doe je nu met aandacht. De leegte in je hoofd geeft de ruimte om nieuwe ideeën te ontwikkelen.
10. Gebruik géén ordners. Herman zelf scant alle papieren die hij wilt bewaren in (en ze komen vervolgens direct in EverNote terecht, hoe handig!). Daarnaast heeft hij een magazinebak waarin de papieren zitten van de Belastingdienst en dergelijke. Ordners zijn irritant en kosten veel tijd. En je kijkt er nooit meer in. Die scanner is trouwens de Fujitsu ScanSnap S1300 Instant PDF Multi Sheet-Fed Scanner en kost ongeveer 300 euro.
11. Pleeg eens per week ‘wekelijks onderhoud’. Kijk in je agenda van vorige week: welke afspraken heb je gehad, heb je nog iets beloofd  dat je nog moet nakomen? En bekijk je planning van de week erop. Zijn er dingen die te veel worden, dan kun je die nu, een week van te voren, nog prima verzetten.
12. Slimmigheidjes moet je delen. Fijn is dan ook dat op de site van Slimmer Werken Coach heel fijne boekjes over dit onderwerp bij elkaar staan - en gratis te downloaden zijn!

Voorlopig zijn dit ze, meer tips? Vul aan in de comments!